A:  PSJXXIII, Visitation, and Holy Rosary already use identical QuickBooks coding for their various income and expense categories, making their consolidation straightforward. SJOW uses a separate QuickBooks system with different coding that requires mapping and alignment, which takes additional time.

A: We remain committed to clear and open financial communication. Regular reports will continue to show how parish family resources are used, and every campus will have representation in financial oversight. Consolidation changes our accounting structure, not our commitment to transparency and responsible stewardship.

A: All similar accounts will be merged. (i.e., similar events – coffee & donuts). Income and expenses go through that merged account, regardless of campus site.  

A:  Parishioners will continue to have clear visibility into how their donations are used. Regular financial reports will show how parish family resources support ministries, facilities, and mission across all campuses. Donors may still make restricted gifts for specific projects or campus, and those funds will remain dedicated to their intended purpose. Our unified accounting system simply streamlines operations — it does not reduce transparency and clear reporting.

A: Yes, each campus will continue to have a voice in financial decisions through shared leadership and representation on the PC, FC and PFAC. Decisions will be guided by clear, mission-focused criteria—such as ministry needs, facility conditions, and long-term sustainability—rather than by favoritism. We’re committed to transparency with regular updates and clear communication about how and why decisions are made. Overall, fairness means ensuring every campus is supported in a way that helps the entire parish family thrive.

A:  PSJXXIII, SJOW and Visitation are all financially solvent, which is something we’re very grateful for. This effort is about positioning the parish for long-term sustainability, addressing future needs like facility upkeep, and strengthening our shared mission. 

A:  We are a parish family, and all income will be shared by the parish family.

A:  There is no difference in how projects are currently managed.  Contracts are managed by staff and we work along with Archdiocese and communicate with volunteers on projects, regardless of which campus site the project takes place. This is happening – each site has shared staff who process contracts, schedule retreats and rentals – at all of our campuses. 

A:  Small improvements will require staff approval.  Large improvements will require PC approval with pastor, Fr Tuan Nguyen’s final approval. 

A:   Anything over $5,000 must go through an approval process that includes (PC) and (FC) approval. The PC will determine priority based on needs of the parish family. Each site needs representation on the PC and FC.  The Pastor has final approval. 

A: Small projects will be managed using our current procedures.  We will use parish family maintenance funds for small projects if the amount is under the threshold that doesn’t need PC approval.

A: The are no changes to how we currently manage fundraising. If it’s a large project, the parish family could organize events across campuses for it.  

Fundraising events can raise funds for a restricted project.  If under a monetary threshold, projects just need staff approval. Large projects required PC approval, and final approval by pastor, Fr Tuan Nguyen. And funds raised for a restricted project at a specific campus will remain with that project.

A: Custodial accounts will become one custodial account for our Parish Family. For example, flowers and decorations income and expenses will be tracked in one account for our Parish Family – not by individual campus.   

Like funds will be combined.  If an event is held to raise money for a specific project, funds received over that amount will be used for our Parish Family general funds.  

A: If the funds are identified as restricted, are they then restricted to an identified Church Campus or available to all 3 Church Campuses for the identified purpose?   

The parameters on restricted funds are that funds are received from donors for a specific project at a specific campus location.  To be “restricted,” the donor must be giving the money only for its intended use related to a project.  Restricted funds will remain restricted to its intended use.

Designated funds are donations made for a more general use, such as “maintenance.”  These funds will be combined from all campus sites and used for our parish family.

A: In past years there has been information retrieved from various committees to help formulate the budget.  Representatives from the Visitation, main campus (St. Ann) & SJOW have met to work out the shared expense budget line items.  

Our CPA will create one budget for our Parish Family, with the exception of St. Rita’s, which has to remain separate due to the status of their recourse.

A: Even as we consolidate finances, each campus will continue to honor its own traditions, ministries, and community life. Every site will remain represented in parish leadership, and donors may still support campus specific projects. Financial unity strengthens our mission, but the unique character of each campus remains an essential part of our parish family.

A: Disagreements are a natural part of working together, and we’ll address them through a clear, structured decision-making process. Finance council and parish leadership will listen to input from each campus and weigh decisions against our shared mission and overall parish needs.  Decisions will be made in light of what best serves our entire parish family, Pope St. John XXIII.

PSJXXIII, Visitation và Holy Rosary hiện đã sử dụng cùng một hệ thống mã hóa trong QuickBooks cho các danh mục thu và chi khác nhau, nên việc hợp nhất diễn ra tương đối thuận lợi. Trong khi đó, SJOW sử dụng một hệ thống QuickBooks riêng biệt với cách mã hóa khác, đòi hỏi phải điều chỉnh và đồng bộ hóa, nên cần thêm thời gian để hoàn tất.

Chúng tôi cam kết duy trì sự minh bạch và rõ ràng trong việc truyền thông tài chính. Các báo cáo định kỳ sẽ tiếp tục thể hiện cách thức sử dụng nguồn lực của gia đình giáo xứ, và mỗi cơ sở đều có đại diện tham gia trong việc giám sát tài chính. Việc hợp nhất chỉ thay đổi cơ cấu kế toán, không làm thay đổi cam kết về tính minh bạch và quản lý tài chính có trách nhiệm.

Tất cả các tài khoản có tính chất tương tự sẽ được hợp nhất (ví dụ: các sinh hoạt như cà phê và bánh). Các khoản thu và chi sẽ được xử lý thông qua tài khoản đã hợp nhất này, không phân biệt địa điểm tổ chức.

Giáo dân sẽ tiếp tục có cái nhìn rõ ràng về cách các khoản đóng góp của mình được sử dụng. Các báo cáo tài chính định kỳ sẽ thể hiện cách nguồn lực của gia đình giáo xứ được phân bổ để hỗ trợ các hoạt động mục vụ, cơ sở vật chất và sứ mạng trên toàn bộ các cơ sở.

Người đóng góp vẫn có thể thực hiện các khoản dâng cúng có điều kiện (restricted gifts) cho những dự án hoặc cơ sở cụ thể, và những khoản này sẽ luôn được sử dụng đúng theo mục đích đã định. Hệ thống kế toán hợp nhất của chúng ta chỉ nhằm đơn giản hóa công tác vận hành, không làm giảm mức độ minh bạch hay rõ ràng trong báo cáo tài chính.

Có. Mỗi cơ sở vẫn tiếp tục có tiếng nói trong các quyết định tài chính thông qua cơ cấu lãnh đạo chung và sự đại diện trong Hội đồng Mục vụ (PC), Hội đồng Tài chính (FC) và Ủy ban Tư vấn Gia đình Giáo xứ (PFAC).

Các quyết định sẽ được hướng dẫn bởi những tiêu chí rõ ràng, tập trung vào sứ mạng chung—chẳng hạn như nhu cầu mục vụ, tình trạng cơ sở vật chất và tính bền vững lâu dài—chứ không dựa trên sự thiên vị. Chúng tôi cam kết minh bạch thông qua các cập nhật thường xuyên và việc truyền đạt rõ ràng về cách thức và lý do đưa ra quyết định.

Nhìn chung, sự công bằng có nghĩa là bảo đảm mỗi cơ sở đều được hỗ trợ theo cách giúp toàn thể gia đình giáo xứ phát triển vững mạnh.

PSJXXIII, SJOW và Visitation hiện đều có tình trạng tài chính ổn định, điều mà chúng ta vô cùng trân trọng.

Nỗ lực hợp nhất này không phải để giải quyết khủng hoảng, mà nhằm định hướng giáo xứ hướng đến sự bền vững lâu dài, chuẩn bị cho các nhu cầu trong tương lai như bảo trì cơ sở vật chất, đồng thời củng cố sứ mạng chung của toàn thể gia đình giáo xứ.

Chúng ta là một gia đình giáo xứ, và mọi nguồn thu sẽ được chia sẻ cho toàn thể gia đình giáo xứ.

Không có sự thay đổi trong cách quản lý so với hiện nay. Các hợp đồng vẫn do nhân sự phụ trách, và chúng tôi phối hợp với Tổng Giáo phận cũng như liên lạc với các thiện nguyện viên trong từng dự án, bất kể dự án diễn ra tại cơ sở nào.

Thực tế, điều này đã và đang được thực hiện: mỗi cơ sở đều có đội ngũ nhân sự chung đảm nhiệm việc xử lý hợp đồng, sắp xếp các khóa tĩnh tâm và cho thuê cơ sở trên toàn bộ các địa điểm của giáo xứ

Các cải tiến nhỏ: cần sự phê duyệt của nhân sự

Các cải tiến lớn: cần sự phê duyệt của Hội đồng Mục vụ (PC), với quyết định sau cùng thuộc về Cha xứ, cha Tuan Nguyen.

Nếu có việc bỏ phiếu ở cấp giáo xứ và một cơ sở có đa số phiếu, làm sao tránh việc các cơ sở khác bị xuống cấp? Ai bỏ phiếu? Khi nào?

Bất kỳ dự án nào có giá trị trên 5.000 USD đều phải trải qua quy trình phê duyệt, bao gồm sự chấp thuận của Hội đồng Mục vụ (PC) và Hội đồng Tài chính (FC). Hội đồng Mục vụ sẽ xác định mức độ ưu tiên dựa trên nhu cầu của toàn thể gia đình giáo xứ.

Mỗi cơ sở đều có đại diện trong PC và FC để bảo đảm tiếng nói cân bằng. Quyết định cuối cùng thuộc về Cha xứ, cha Tuan Nguyen.

Các dự án nhỏ sẽ được quản lý theo quy trình hiện hành. Chúng ta sẽ sử dụng quỹ bảo trì của gia đình giáo xứ cho các dự án nhỏ, miễn là chi phí nằm dưới mức yêu cầu phải có sự phê duyệt của Hội đồng Mục vụ (PC).

Không có thay đổi nào trong cách chúng ta hiện đang quản lý việc gây quỹ. Nếu là một dự án lớn, gia đình giáo xứ có thể tổ chức các sự kiện gây quỹ trên nhiều cơ sở khác nhau.

Các hoạt động gây quỹ có thể được thực hiện cho những dự án cụ thể (quỹ hạn chế). Nếu giá trị dự án dưới một mức tài chính nhất định, chỉ cần sự phê duyệt của nhân sự. Đối với các dự án lớn, cần có sự chấp thuận của Hội đồng Mục vụ (PC) và quyết định sau cùng của Cha xứ, cha Tuan Nguyen.

Các khoản tiền gây quỹ cho một dự án cụ thể tại một cơ sở nhất định sẽ được giữ lại và sử dụng cho chính dự án đó.

Các tài khoản ủy thác sẽ được hợp nhất thành một tài khoản chung cho toàn thể Gia đình Giáo xứ. Chẳng hạn, các khoản thu và chi liên quan đến hoa và trang trí sẽ được theo dõi trong một tài khoản chung của giáo xứ, thay vì tách riêng theo từng cơ sở.

Những quỹ có tính chất tương tự sẽ được gộp lại. Nếu một sự kiện được tổ chức nhằm gây quỹ cho một dự án cụ thể, thì phần tiền thu được vượt quá mức cần thiết cho dự án đó sẽ được chuyển vào quỹ chung của Gia đình Giáo xứ.

• Các quỹ hạn chế được hiểu là những khoản tài trợ do người đóng góp dành riêng cho một dự án cụ thể tại một địa điểm cụ thể. Để được xem là “hạn chế”, khoản đóng góp phải được người hiến tặng quy định rõ ràng rằng chỉ được sử dụng cho mục đích đã định liên quan đến dự án đó. Các quỹ hạn chế sẽ luôn được sử dụng đúng theo mục đích ban đầu và không bị chuyển sang mục đích khác.

• Quỹ chỉ định (designated funds) là các khoản đóng góp mang tính tổng quát hơn, chẳng hạn như “bảo trì”. Những quỹ này sẽ được hợp nhất từ tất cả các cơ sở và sử dụng cho toàn thể Gia đình Giáo xứ.

Trong những năm trước, thông tin từ các ủy ban khác nhau đã được thu thập để xây dựng ngân sách. Đại diện từ Visitation, cơ sở chính (St. Ann) và SJOW đã cùng làm việc để xác định các hạng mục chi phí chung.

Trong thời gian tới, kế toán (CPA) sẽ lập một ngân sách chung cho toàn bộ Gia đình Giáo xứ, ngoại trừ St. Rita, nơi vẫn phải duy trì ngân sách riêng do tình trạng pháp lý hiện tại.

Không. Mặc dù tài chính được hợp nhất, mỗi cơ sở vẫn tiếp tục duy trì truyền thống, sinh hoạt mục vụ và đời sống cộng đoàn riêng. Mỗi nơi vẫn có đại diện trong cơ cấu lãnh đạo giáo xứ, và các ân nhân vẫn có thể đóng góp cho những dự án cụ thể của từng cơ sở.

Việc hiệp nhất tài chính nhằm củng cố sứ mạng chung, trong khi bản sắc độc đáo của từng cộng đoàn vẫn là một phần thiết yếu của Gia đình Giáo xứ.

Những khác biệt quan điểm là điều tự nhiên khi cùng cộng tác. Các vấn đề này sẽ được giải quyết thông qua quy trình ra quyết định rõ ràng và có cấu trúc.

Hội đồng Tài chính và ban lãnh đạo giáo xứ sẽ lắng nghe ý kiến từ từng cơ sở, cân nhắc dựa trên sứ mạng chung và nhu cầu tổng thể của giáo xứ. Mọi quyết định sẽ được đưa ra dựa trên tiêu chí phục vụ tốt nhất cho toàn thể Gia đình Giáo xứ Đức Giáo Hoàng Thánh Gioan XXIII.